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2014年12月16日 (火)

イベント運営業務の反省点

 先日のイベント運営業務に初めて主任として動員され、実質的な仕切りを行ったのであるが、初めての場所で、かつ来客数が多い場所ということもあり、思ったほどスムーズな運営ができなかった。次回も控えているので、忘れないようにメモしておきたい。

・終日混んでいたためスタッフの休憩時間が少なくなった。
・最終報告書の作成に時間がかかった。
・人材派遣を含め初参加スタッフが多く、ノウハウ・スキルが低かった。
・ピーク時混雑を解消できなかった。

次回の対応策
・スタッフの担当を固定化しないで流動的にし、一体でローテーションを行い、確実に休憩時間を確保する。

・最終報告に向けて、終盤に数値を一度確定させ、最終盤はカウントダウンで漏れの無いよう進める。
・片付は管理職に任せ、最終報告書作成を陣頭指揮する。

・スタート前にスタッフによく説明する。
・業務開始後にOJTを行う。(特に初めてのスタッフを重点的に)

・ピーク時対応は対処方法思いつかず(限界を超えていると思う。(笑))


なにはともかく、当日一緒に働いたスタッフに労いと感謝のメールを送りました。

各位

 運営責任者だったかずさんです。
 昨日は本当に寒い中、長時間労働、大変お疲れ様でした。
 初めての運営責任者で、至らぬところだらけで、大変ご迷惑をおかけしましたが、みなさまのおかげで無事なんとか運営を終えることができました。

 ありがとうございました。

 次は4月に予定されています。
 次回は運営規模や対象が小さくなると思われるますし、何より、寒くないと思いますので、今回よりはかなり楽になると思います。
 またどこかで一緒になる、ならないにかかわらず、お互いに頑張りましょう!
 (私としては、できればみなさんと一緒にしたいですが・・・)

 では、寒さが厳しいですが体調を崩さず、よい年越しに向けて、お仕事がんばりましょう!

【追記】
 通常業務では全く関わりのないスタッフから温かい返信があり、それがとてもうれしかったです。

かず 様

 お世話になっております。

 昨日は、お疲れ様でした。
 運営場所での経験者であるにもかかわらず、
あまりお力になれなくてすいませんでした。

 ただ、責任者も、例年よりは機嫌がよかったので
きっと今までの運営よりはよかったのだと思います。

 また、運営事務等でご一緒になった際には、よろしくお願いします。

 今回は、本当にありがとうございました。

P.S 来月のマリンマラソン、Fさん、Oさん、Mさんと頑張ります!笑


かず 様

お世話になっております。
○○課のO川と申します。
昨日は大変お世話になりました。
また、今朝はご丁寧なメールを頂き、有難うございました。
私自身、初めての運営総務係でご迷惑をおかけしましたが、お陰様で無事?終えることが出来ました。
有難うございました。
そして、今後ともよろしくお願いします。

追伸:昨日の運営場所の混み具合は、初めての経験でした。本当にお疲れ様でした。


かず 様

運営業務従事お疲れさまでした!
かずさんが主任で本当によかったです!
おかげで安定して無事終わりました。

おそらくまた私は同じ運営場所と思われますが(笑)、
また機会があればよろしくお願い致します!

お疲れさまでした!


かず様

○○支店○○課のK本です。
運営業務ではお世話になりました。
初めての運営業務でしたが、みなさん丁寧に教えてくださって無事に終了することができました。
ありがとうございました。
また運営業務等でご一緒させていただくときはどうぞよろしくお願いいたします。


かず様

お疲れ様です。○○支店○○課のY田と申します。

連絡が遅くなりましたが、14日はお疲れ様でした。
大きな問題なく運営業務を終えることができ、本当に良かったです。

次の運営業務でもご縁があれば、よろしくお願いいたします。

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